Los auxiliares administrativos son fundamentales para el buen funcionamiento de una oficina o espacio de trabajo. Si bien gran parte de su descripción laboral no se han modificado a lo largo de los años, algunas de las tareas han cambiado drásticamente debido a la presencia de la tecnología moderna y los computadores en las oficinas. Además, los asistentes administrativos han tomando cada vez más trabajos y tareas que antes estaban reservadas para los miembros de la dirección de la empresa. Existen ciertos requisitos de formación para ocupar exitosamente un puesto de trabajo como asistente o auxiliar administrativo.
Características
De acuerdo con el Servicio de Información de Alberta Learning, un asistente administrativo debe ser un excelente comunicador oral y verbal, poseer buenas habilidades interpersonales y tener la capacidad de trabajar en equipo. Otra característica fundamental para el trabajo de un auxiliar administrativo es la organización y gestión del tiempo. Finalmente, dado que los asistentes administrativos a menudo trabajan con computadores, deben estar cómodos con la tecnología y ser capaces de recopilar información.
Atributos
Mientras que el trabajo de un auxiliar administrativo ha ido evolucionando junto con la tecnología moderna, ciertos atributos son los mismos. Muchos asistentes administrativos pasan una gran cantidad de tiempo detrás del escritorio. Casi todos están involucrados con la informática. Además, muchos asistentes administrativos deben coordinar los horarios y citas. Esto significa que un asistente administrativo no es físicamente activo, pero maneja una gran capacidad de gestión.
Entrenamiento
Según la oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos, los trabajos de asistente administrativo requieren un diploma de escuela secundaria y las habilidades básicas de oficina. Además, el procesamiento de textos es casi siempre obligatorio. Los empleadores buscan cada vez más auxiliares administrativos con conocimientos de aplicaciones informáticas específicas, tales como Excel y el manejo de bases de datos. Puedes obtener este tipo de capacitación, cursando uno o dos años en una escuela técnica o vocacional.
Descripción del trabajo
Los auxiliares administrativos proporcionan apoyo de alto nivel a sus empleadores. Participan en la investigación, programan las citas, manejan las solicitudes de información y realizan los trabajos de oficina. También reciben visitas, preparan la correspondencia, organizan conferencias y capacitan al personal nuevo. Además, algunos auxiliares administrativos especializados pueden ser responsables de la creación de hojas de cálculo y ejecución de diversos programas informáticos.
